Akt notarialny jest poświadczeniem urzędowym zaświadczającym dokonanie określonej czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy pomocy aktu notarialnego opisuje ustawa. Pozostałe z kolei ustalają pomiędzy sobą strony umowy. Sytuacje w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w momencie, kiedy obliguje do tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z przepisami sposób postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować? 

Czym jest akt notarialny i kto może go sporządzić? 

Akt notarialny jest oficjalnym zaświadczeniem, którego forma jest szczegółowo sprecyzowana przez polskie przepisy. Poświadcza on wykonanie określonych czynności. Może to być kupno nieruchomości, lub umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne muszą być potwierdzone u notariusza, inne z kolei mogą, ale nie muszą chyba, że zainteresowani mają taką wolę. Kto może przygotować taki dokument? W większości przypadków dokument sporządzany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich większych miastach jak Warszawa, Łódź czy Szczecin, ale również niewielkich miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie można kupić ani sprzedać żadnej nieruchomości. W pewnych okolicznościach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Okazjonalnie z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które wydawane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może sporządzić polski konsul. 

Co powinien zawierć prawidłowo sporządzony akt notarialny?

To, jak musi wyglądać akt notarialny oraz jak go przechowywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Poza tym musi on posiadać następujące części:

  • data – dokładna data sporządzenia aktu notarialnego, czyli dzień, miesiąc i rok. Zdarza się, że na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
  • miejsce – miejscowość, gdzie podpisano akt,
  • dane notariusza – w akcie powinny znajdować się takie informacje jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
  • dane zainteresowanych stron – dokument musi zawierać imiona, nazwiska, adres zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
  • oświadczenia stron – czyli zasadnicza treść aktu notarialnego, z zaznaczeniem, że w sytuacjach niejasnych powołują się oni na dokumenty pokazane przy podpisywaniu aktu,
  • wyjątkowe okoliczności – na wniosek stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie wystąpiły przy podpisywaniu dokumentu,
  • potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został odczytany oraz podpisany w obecności obydwu stron,
  • podpisy – niewątpliwie tak ważny dokument, jakim jest akt notarialny nie byłby ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, oraz notariusza.

Okoliczności, które wymagają wykonania aktu notarialnego 

Czynności wymienione przez polskie prawo, które bezwzględnie muszą być przypieczętowane przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:

  1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – dotyczy to w szczególności umów kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przedwstępne,
  2. umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
  3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  4. umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
  5. umowa spółki partnerskiej,
  6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
  7. umowa spółki komandytowej,
  8. umowa spółki z o.o..

Inne czynności również mogą być potwierdzone aktem notarialnym, zależne jest to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak odbywa się podpisanie aktu notarialnego?

Notariusz odpowiedzialny jest za jasne i zrozumiałe napisanie aktu. Ważnym momentem przypieczętowania umowy za pomocą aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności obu stron umowy. Aby akt posiadł moc prawną notariusz musi się upewnić, że osoby zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeśli jest taka wola stron, notariusz odczytuje także wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wówczas akt nabiera mocy prawnej. 

Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?

Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po upływie tego czasu przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od siedziby kancelarii, gdzie był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony dostają odpisy aktów.

Oczywiście za napisanie aktu notarialnego pobierane są opłaty. Zależne jest to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.